折衷案：1日1時間の採用業務を“10分”に。担当一人で始める無料ツール採用DX
A社の導入事例を通して、追加費用ゼロ・1時間設定で実現した採用DXのステップと成果を紹介。
「応募対応だけで1時間かかっていたのが、今は10分で終わるようになった」
これは、ChatGPTとGoogleツールだけで採用業務を自動化した企業の実際の声です。
採用DXと聞くと「大企業が高額な費用をかけて導入する」と思われがちですが、実は皆さんが知っている“無料ツール”をちょっと深く知るだけでも、驚くほどの効果が出せます。
この記事では、A社の導入事例を通して、採用DXを“追加費用ゼロ・1時間設定”で実現したステップと成果を紹介します。
採用フローのBefore／After（所要時間つき）
Before ─ 手作業の山に埋もれる採用担当者
まずは、ある中小企業の採用担当者Aさん（2名体制）のケースから見てみましょう。
業務内容と従来フロー・所要時間のまとめ
| 業務内容 | 以前のやり方 | 所要時間 |
|---|---|---|
| 応募受付 | 求人媒体からのメールを開いて手入力でリストに転記 | 約15分 |
| 書類選考 | 採用基準を紹介して基準にあっているか確認してリストに記録 | 約15分 |
| 返信対応 | テンプレートをコピペして名前とメアドを差し替えて連絡 | 約15分 |
| 面接調整 | 候補者・面接官のスケジュール調整をメールで往復 | 約15分 |
合計 — 約60分／1日
手作業ゆえの入力ミスおよび確認作業、対応遅延、ダブルブッキング…。
「忙しいから改善できない」状態が続いていました。
After ─ ChatGPT×Googleで“自動化の仕組み”を構築
Aさんが実践したのは、ChatGPTと無料のGoogleツールだけです。フォーム＋スプレッドシート＋Gmail＋カレンダーのシンプルな連携で、採用業務がここまで効率化されました。
結果、1日1時間かかっていた業務がわずか10分に。同じ2名体制でも、採用数を2倍に増やすことができてしまうんです。
業務プロセスの変化と自動化による効果
| 業務内容 | Before（以前） | After（自動化後） | 所要時間 |
|---|---|---|---|
| 応募受付 | 手入力で転記／誤入力のリスク | フォーム→スプレッドシートへ自動反映（転記ゼロ） | 0分 |
| 書類選考 | 一件ずつ内容確認して基準と照合 | ChatGPTが応募内容×基準を照合して可視化（判断時間を大幅短縮） | 約5分 |
| 返信対応 | 一件ずつメール作成＆送信 | スプレッドシートで合否に〇を付けるだけで自動返信（手作業ゼロ） | 約1分 |
| 面接調整 | 候補者とのメール往復が発生 | カレンダーから面接官の空きを自動取得→候補者へ自動案内 | 約5分 |
| 進捗管理 | ステータス更新・共有に時間 | 状態変更でSlackへ自動通知、チーム全体がリアルタイム把握 | ほぼ0分 |
スプレッドシート連携で“転記もメールも不要”に
応募情報の転記、メール返信、面接日程のやり取り――
採用実務で時間を取られていた「定型作業」を、スプレッドシートとAIの連携でまとめて自動化しました。
Googleフォームに入力された瞬間にデータが一覧化され、合否入力をするだけで返信メールも自動送信。面接案内まで“手作業をほぼゼロ”で進みます。
この仕組みはスプレッドシートの拡張機能を使ったシンプルな構造で、
- メール内容が自動で一覧に反映（転記ゼロ）
- 合否ステータスの変更で返信メールが送信
- 共有作業も自動化
といった処理がすべて裏側で動きます。
無料の拡張機能だけで構築でき、一度セットしてしまえば、日々の運用はスプレッドシート操作だけ。誰でも“省力化された採用フロー”を再現できます。
“無料ツールでここまでできる”を実感してほしい
採用自動化というと、「IT知識がないと難しい」と思われがちですが、この事例で使われているのはすべて無料のGoogleツールとChatGPTのみ。初期設定も1時間以内で完了し、コストはゼロ。
DXとは「高価なシステム導入」ではなく、「現場のムダを減らす仕組みを自分たちで作ること」。
小さな自動化の積み重ねが、組織全体の生産性を大きく変えます。
まとめ ─ まずは“1つの業務”から始めよう
ChatGPTとGoogleツールを組み合わせれば、応募受付、面接調整、進捗共有など、さまざまな業務を自動化できます。
すぐにすべてを変える必要はありません。まずは「応募受付」や「返信メール」など、1つの作業から始めてみること。
それだけで、毎日の時間の使い方が大きく変わります。
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